اهمیت مدیریت مکانیزه اموال در افزایش بهره‌وری سازمان

مدیریت اموال و دارایی های ثابت مبتنی بر بارکد و RFID

حفاظت و نگهداری از اموال و دارائی های ثابت از وظایف مهم مدیران هر سازمانی محسوب می شود. محاسبه هزینه های استهلاک، جایگزینی بموقع و ده ها فرآیند عملیاتی منجر به صدور اسناد مالی از موضوعات قابل بررسی در این حوزه بوده و از دغدغه های معمول مدیران این بخش از هر سازمانی می باشد. از طرف دیگر دارایی های ثابت موسسات تولیدی منشأ اصلی کسب درآمد آنها محسوب می شود، بنابراین تهیه و نگهداری صحیح اطلاعات آنها در افزایش کارآیی سرمایه گذاری و بهبود تصمیم گیری ها مؤثر است. عملیات صورت برداری و اموالگردانی در شرکتهای بزرگ و متوسط بطور معمول در پایان و یا طی هر دوره مالی انجام میگیرد. هر چند که امنای اموال طی دو دهه اخیر از نرم افزارهای مدیریت اموال و دارایی‌های ثابت استفاده می‌نمایند، ولی فرآیندهای زمانبر و پر خطای عملیات جمع آوری و ورود اطلاعات اموال گردانی، خروجی قابل اطمینان و استفاده بهینه از این نرم افزارها را با مشکلاتی مواجه نموده است. استفاده از بارکد و RFID در برچسبهای اموال و اموالگردانی با رایانه های قابل حمل مجهز به انواع قرائتگر بارکد و RFID معضل جمع آوری اطلاعات بدون خطا را در سریعترین زمان ممکن برطرف نموده است.

در پاسخ به این نیازمندی شرکت همکاران شناسه بعنوان یکی از شرکتهای گروه عالین با تجربه بیست ساله در زمینه ارائه فناوریهای پیشرفته شناسایی خودکار و جمع آوری اطلاعات (Automatic Identification/Data Capture ) با تجمیع توانمندی های خود در عرصه تولید نرم افزار، واردات، فروش و خدمات پس از فروش تجهیزات بارکد، مواد مصرفی از بهترین تولید کنندگان جهانی نسبت به تولید نرم افزارهای تحت وب اموالداری و موبایل اموالگردانی و هم و اجرای عملیات شناسایی و اموال گردانی دوره ای توانسته است تا همگام با فناوری های روز دنیا و با استفاده از رایانه های قابل حمل و دیگر تجهیزات جانبی و تدوین نرم افزارهای تحت Mobile معضل جمع آوری اطلاعات را در شرایط بدون خطا و با سرعت عمل بالا حل نماید. برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما (۶۶۱۲۹۳۶۲-۰۲۱) تماس بگیرید.

اجزا سیستم

نرم افزار اصلی Back Office: محل انجام عملیات تعریف اطلاعات پایه، ثبت اطلاعات اموال و اختصاص سریال منحصر بفرد و مدیریت چاپ برچسب، ثبت تغییرات و جابجایی، محاسبه استهلاک، ثبت مشاهدات عینی، بررسی اموال آسیب دیده و مفقود شده و … در حوزه عملکردی این نرم افزار می‌باشد.

نرم افزار عملیاتی :Front Office محل انجام عملیات مورد نیاز امنای اموال در ثبت، تغییرات، جابجایی، جمع آوری و انتقال اطلاعات اموال حین اموالگردانی و در محل اموال در حوزه عملکردی این نرم افزارها می‌باشد. این نرم افزارها در رایانه های همراه نصب و مورد استفاده قرار می‌گیرند.

تجهیزات: انواع پرینترهای ثابت رومیزی، صنعتی و سیار برچسب جهت لیبلینگ اموال و انواع رایانه های همراه (Hand Held)  با سیستمهای عامل ویندوز موبایل مجهز به انواع قرائتگر بارکد یا RFID، انواع سیستمهای ارتباط شبکه ای بیسیم WIFI, Bluetooth، ابزار تصویر برداری و … و انواع بارکد خوان حافظه دار جهت جمع آوری اطلاعات اموالگردانی در سیستمهای مبتنی بر بارکد مورد استفاده قرار میگیرد. در سیستمهای RFID میبایست از پرینترهای با امکان RFID استفاده نمود. شرکت همکاران شناسه با واردات و توزیع تجهیزات مرتبط با فناوری های مبتنی بر بارکد، کارت و شناسه رادیویی (RFID)، محصولات متناسب و متوعی را به مشتریان خود ارائه می دهد. (۶۶۱۲۹۳۶۲-۰۲۱)

مواد مصرفی: لزوم استفاده از برچسب سفید با قابلیت معمول خرد شوندگی و همچنین ریبون سوپر رزین جهت برخورداری از کیفیت ممتاز چاپ روی برچسب اموال در استفاده از بارکد ضروریست. همچنین در روشهای جمع آوری و شناسایی اولیه اموال به دلیل استفاده از برچسب موقت اموال از برچسبهای کاغذی و ریبون وکس استفاده مینمایند. در سیستمهای RFID میبایست از تگ یا برچسب RFID استفاده نمود. شرکت همکاران شناسه با واردات، تولید و توزیع انواع مواد مصرفی شامل برچسب های تخصصی، تگ های خاص، انواع ریبون های حرارتی و … نیازهای صنایع مختلف را پوشش می دهد. (۶۶۱۲۹۳۶۲-۰۲۱)

گروه بندی مشتریان:

علاقه مندان استفاده از این فناوری ها می توانند سیستم های خود را در همکاری با شرکت همکاران شناسه به روش های زیر توسعه داده و در سازمان خود مستقر نمایند:

• شرکتهای خصوصی که نرم افزار مدیریت اموال و دارائیهای ثابت داشته و علاقه مند به استفاده از بارکد میباشند میتوانند با برقراری ارتباط دو طرفه اطلاعاتی بین نرم افزار خود و سیستمهای labeling و front Office ما یکپارچگی سیستم را حفظ و در غیر اینصورت اطلاعات جمع آوری شده توسط نرم افزار ما را در قالب هرگونه فایل , …) excel, html, txt ( دریافت نمایند.
• سازمانهای دولتی که از نرم افزار مدیریت اموال و داراییهای ثابت تولید شده در سازمان اموال دولتی استفاده مینمایند میتوانند با خرید نرم افزار و تجهیزات مورد نیاز بطور یکپارچه از سیستم استفاده نمایند. شرکت همکاران شناسه با سازمان اموال دولتی تفاهم نامه همکاری دارد.
• مشتریانی که هیچیک از اجزا سیستم مدیریت اموال و دارائیهای ثابت را نداشته و میتوانند تمام سیستم را از ما تهیه نمایند. (۶۶۱۲۹۳۶۲-۰۲۱)

روشهای بهره مندی از سیستم همکاران شناسه:

• فروش، نصب، انتقال دانش و آموزش کاربری سیستمها به امنای اموال
• فروش و استقرار کامل سیستم توسط کارشناسان شرکت منتج به گزارش اولین دوره اموالگردانی
• فروش سیستم Back Office و ارائه خدمات دوره ای اموالگردانی به صورت انعقاد قرارداد سالانه یا چند سالانه

استقرار سیستم لیبلینگ

• دریافت اطلاعات اموال و یا جمع آوری آن و گروه بندی آنها از نظر شرایط فیزیکی و محیطی حاکم بر آنها
• بررسی، تعیین و تامین لیبلهای خرد شونده از حیث ابعاد و جنس برای انواع گروه اموال
• بررسی، تعیین و تأمین ریبون با قابلیت غیر قابل فرسایشی و با کشویی برای انواع گروه اموال
• بررسی، تعیین و تأمین لیبل پرینتر برای چاپ لیبلهای اموال (این پرینترها دارای دو نوع ثابت و قابل حمل میباشد)
• تولید برچسب اموال بر اساس اطلاعات موجود در نرم افزار مرکزی از طریق کنسول اموال

انتقال اطلاعات به front office رویت و شناسایی اموال و الصاق برچسب اموال

• دریافت و انتقال اطلاعات اموال از سیستم Back Office بصورت مستقیم و یا فایلهای اطلاعاتی به کنسول، بهینه سازی و انتقال به هندهلد
• مراجعه به محل مال، شناسایی، رویت، ثبت کد اموال در رایانه قابل حمل (هندهلد) انتقال اطلاعات به کنسول و تولید گزارش مغایرتهای تعدادی محلی و اطلاعاتی اموال
• چاپ برچسب بارکدی اموال بر مبنای اطلاعات جمع آوری شده، الصاق برچسب و کنترل عملکرد توسط امنای اموال در این مرحله تمامی اطلاعات پایه و نهایی برای ایجاد یک دوره اموالگردانی دقیق و مبتنی بر بارکد آماده میگردد. دست آوردهای این مرحله عبارتند از:
  • بروز رسانی اطلاعات به صورت واقعی و انتقال آن به سیستم مرکزی از طریق کنسول در جهت دریافت گزارشات
  • الصاق لیبل های بارکدی جدید که دراصل پلاک اموال نهایی محسوب می گردد
  • کنترل وضعیت موجود اموال و ثبت آن جهت بروز رسانی اطلاعات و محاسبه استهلاک بر اساس آن
  • آماده سازی بستر مناسب برای ایجاد سرعت و دقت و جلوگیری از خطای کاربری در دوره های اموالگردانی
  • بالا بردن سرعت انتقال اطلاعات در هر دوره اموالگردانی به سیستم مرکزی

اموالگردانی

• از سیستم مرکزی اطلاعات پایه را که عموما شامل نام کالا کد کالا، کد محل، نام محل، کد اموال مربوطه و آخرین وضعیت ثبت شده میباشد را دریافت و به کنسول انتقال می دهیم تا بتوانیم فرآیند اموالگردانی را آغاز نمائیم.
• مدیریت اموال یا نماینده ایشان در بخش تعریف تور (دوره اموالگردانی) مشخص می نماید از چه تاریخی تا چه تاریخی، کدام محلها و اتاقها باید اموال گردانی شود که این مهم یعنی تعریف تور اموالگردانی و در نهایت هر تور را به اموالگردانها اختصاص داده و اطلاعات مربوطه جهت کنترل را به دستگاه هندهلد هر فرد منتقل می نمائیم
• اموالگردان برای آغاز دوره، هندهلد را روشن و بعد از وارد نمودن کد کاربری و رمز عبور امکان استفاده از دستگاه را خواهد داشت، سپس با مراجعه به محل و خواندن کد هر اتاق لیست کالاهای موجود نمایش داده می شود و در اینجا شروع به خواندن بارکد کالا مینماید که در صورت معتبر نبودن کد یا جابجا شدن کالا (یعنی کالایی باشد که در آمار آن اتاق نبوده) سیستم از ثبت کد جلوگیری کرده و به کاربر هشدار می دهد که معتبر نیست و یا ثبت جابجایی گردد. با این عمل همواره در جریان جابجایی کالا در لحظه قرار می گیریم و اصلاحات لازم صورت می پذیرد.
• یکی از مهمترین دستاوردهای این مرحله امکان تغییر وضعیت فیزیکی کالا از لحاظ خرابی، فرسودگی و … می باشد که از مهمترین موارد در محاسبه استهلاک است.

زمان اجرای پروژه

گروه تخصصی مدیریت اموال و دارائیهای ثابت شرکت همکاران شناسه میتواند تا

• در صورت عدم نیاز به خدمات اجرایی کل سیستم را در یک روز کاری نصب، راه اندازی نموده و آموزش دهد.
• در صورت واگذاری استقرار سیستم به کارشناسان شرکت، بسته به تعداد اموال و مکان ها زمان محاسبه و ارائه میگردد.

شرکت همکاران شناسه با بیش از 20 ساله سابقه حضور در ارائه راهکارهای شناسایی خودکار، جمع آوری داده ها، ردیابی مبتنی بر بارکد، کارت و RFID بر آن است تا در جهت کمک به بهبود وضعیت کسب و کار و افزایش اثر بخشی مدیریت منابع سازمانی مشتریان خود، از معتبرترین گروه های اثر بخش در توسعه این بخش از صنعت و تجارت کشور باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر با همکاران ما تماس بگیرید. (۶۶۱۲۹۳۶۲-۰۲۱)